Das Dokumentenmanagement ist eine zentrale Komponente des übergreifenden Enterprise Content Management und wird durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) realisiert. Das DMS regelt das Zusammenspiel verschiedener Systemkategorien wie
- Bürokommunikation
- Document Imaging
- Scannen
- Workflow
- Groupware und
- elektronische Archivierung.
Die unterschiedlichen DMS-Technologien sind stark voneinander abhängig, der Einsatz einer Komponente ist im Allgemeinen nicht ohne den Zugriff auf andere Komponenten sinnvoll. Allen Produktkategorien ist gemeinsam, dass unterschiedliche Arten von Dokumenten (z. B. gescannte Faksimiles, Faxeingang, Dateien aus Büroanwendungen, Multimediaobjekte usw.) datenbankgestützt und unabhängig von herkömmlichen hierarchischen Dateimanagementsystemen verwaltet werden. Der Einsatz von Datenbanken erlaubt die Handhabung großer Informationsmengen und einen direkten Zugriff auf einzelne Dokumente und Dokumentengruppen sowie deren elektronische Archivierung.
Unsere Leistungen
- Herstellerunabhängige Beratung bei der Auswahl eines DMS
- Kunden- und projektspezifische Anpassung und Weiterentwicklung
- Implementierung
- Betrieb
- Einweisung und Betreuung
Ihr Nutzen
Ein benutzerfreundliches DMS ermöglicht ein schnelles Auffinden von Dokumenten (Schlagworte, Suche, Kategorisierung). Ihre Mitarbeiter verschwenden keine wertvolle Arbeitszeit mit unnötigen Suchen nach Dokumenten oder durch Arbeiten mit alten Versionen. Sie profitieren von einer erhöhten Arbeitseffizienz.
Die lückenlose Dokumentenhistorie erweist sich ebenfalls oft als sehr wertvoll, insbesondere wenn die Beweislast bei Ihnen liegt.
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